Instrukcja wypełniania sprawozdania częściowego lub końcowego – Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku

Instrukcja dotycząca rozliczania dotacji przyznawanych z budżetu województwa podlaskiego przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku

Sprawozdanie

Rozliczenia zadania należy dokonać elektronicznie za pomocą serwisu Witkac.pl zgodnie ze wzorem z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz.U. z 2016 poz.1300 z późn.zm) w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania publicznego.

Po złożeniu sprawozdania w serwisie Witkac.pl należy je wydrukować wraz z potwierdzeniem złożenia i dostarczyć do siedziby Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Białymstoku ul. Kombatantów 7, 15-110 Białystok (II piętro – pokój 116) lub przesłać pocztą na ww. adres (liczy się data stempla pocztowego), w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania publicznego.

Załączniki do sprawozdania

Do sprawozdania należy załączyć:

  • kopie dokumentów księgowych dotyczących realizacji całości zadania (m.in.:  faktury VAT, faktury korygujące, rachunki, noty obciążeniowe, noty korygujące, listy płac, umowy zlecenie z rachunkami, umowy o dzieło z rachunkami,  rozliczenie wyjazdów służbowych na podstawie delegacji),
  • dowody zapłaty (wyciąg z rachunku bankowego zleceniobiorcy potwierdzający dokonane operacje bankowe, rozliczenie pobranej zaliczki, raport kasowy, KW potwierdzające dokonanie zapłaty),
  • oświadczenie dotyczące wkładu osobowego w ramach zadania publicznego (wzór do pobrania),
  • materiały dokumentujące działania faktyczne podjęte podczas realizacji zadania (np. listy uczestników projektu, wydane publikacje, raporty, wyniki prowadzonych ewaluacji), jak również konieczne działania prawne (kopie umów, dowodów przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych jeżeli z umowy lub przepisów odrębnych wynika obowiązek stosowania ustawy  z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych),
  • potwierdzenie zwrotu niewykorzystanej dotacji (jeżeli nie została wykorzystana w całości) oraz odsetek (jeśli dotyczy).

Wszystkie kopie dokumentów załączone do sprawozdania należy potwierdzić za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do reprezentowania podmiotu zgodnie z wpisem w KRS lub innym dokumentem potwierdzającym status prawny oferenta i umocowanie osób go reprezentujących.

Opis dokumentów finansowych

Faktury, rachunki i inne dokumenty księgowe powinny być wystawione na Zleceniobiorcę i zawierać trwały opis zgodnie z wymogami określonymi w Ustawie o rachunkowości  oraz z następującym wzorem: 

  • „Kwota  w wysokości ….zł został opłacona z dotacji Województwa Podlaskiego/środków własnych/nazwa innego źródła zgodnie z umową zawartą z Regionalnym Ośrodkiem Polityki Społecznej w Białymstoku nr….. z dnia…., pozycja kosztorysu nr…..”.

Dodatkowo każdy dokument należy opisać w następujący sposób:

  • „Stwierdzam zgodność merytoryczną” data i czytelny podpis osób upoważnionych,
  • „Sprawdzono pod względem rachunkowym i formalnym” – data i czytelny podpis osób upoważnionych,
  • dekret księgowy oraz numer z dziennika księgowego
  • informacja o stosowaniu ustawy „Prawo zamówień publicznych” (Uwaga: Jeżeli wydatek stanowi wartość do 30 000 EUR, wystarczy zapis iż „zgodnie z art. 4 pkt 8 nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz.U. z 2017 r. poz.933 z późn. zm.)”.

Brak sprawozdania

W przypadku niezłożenia sprawozdania w terminie określonym w umowie, Zleceniobiorca zostanie pisemnie wezwany do  złożenia sprawozdania w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania.

Niezastosowanie się do wezwania może być podstawą do natychmiastowego rozwiązania umowy  oraz uznaniem dotacji za wykorzystaną niezgodnie  z przeznaczeniem na zasadach o których mowa w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2016r. poz.1870 z późn.zm.)

Kontrola

Kontrola zadania publicznego może być przeprowadzona w toku realizacji zadania publicznego oraz po jego zakończeniu w ciągu 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym Zleceniobiorca realizował zadanie publiczne.

W trakcie czynności kontrolnych sprawdzane są: stopień realizacji zadania; efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania; prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania; prowadzenie dokumentacji związanej z realizowanym zadaniem.

Obowiązek zwrotu dotacji

Niewykorzystana kwota dotacji podlega zwrotowi na rachunek bankowy prowadzony w Banku Zachodnim WBK S.A. 5 Oddział w Białymstoku o numerze: 29 1500 1344 1213 4008 1178 0000, w terminie odpowiednio: do dnia 31 stycznia następnego roku kalendarzowego lub w przypadku gdy termin wykorzystania dotacji jest krótszy niż rok budżetowy, w terminie 15 dni od dnia zakończenia realizacji zadania publicznego.

Odsetki od niewykorzystanej kwoty dotacji zwróconej po terminie podlegają zwrotowi w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych.

Kwota dotacji wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem lub pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości  – podlega zwrotowi wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, na zasadach określonych w przepisach o finansach publicznych.

Stwierdzenie zaistnienia którejkolwiek z ww. okoliczności skutkuje przygotowaniem zawiadomienia o naruszeniu przez Zleceniobiorcę dyscypliny finansów publicznych i skierowanie go do Rzecznika dyscypliny finansów publicznych działającego przy Regionalnej Izbie Obrachunkowej (art.93 ust.1 pkt 6  i art. 94 w związku z art.4 pkt 4 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych)